Møde: Budget- og planlægningsmøde Dato: 20. maj 2026, kl. 10:00-10:45 Deltagere: Henrik (driftschef), Sofie (økonomi), Peter (projektleder), Mette (kundechef), Lars (tekniker)

Henrik: Velkommen alle. Vi har tre ting i dag: Q2-budget, investeringsplanen for efteråret og kundekommunikation. Sofie, vil du starte?

Sofie: Ja. Q2 ser OK ud overordnet. Omsætningen er 2% over budget pga. det kolde forår. Men vedligeholdelse er over budget med 340.000 kr. – primært Skovby-projektet.

Henrik: Kan vi dække det ind?

Sofie: Ja, vi er under budget på el og personale. Samlet set forventer jeg et overskud på ca. 3,8 mio. mod budgetteret 4,2 mio.

Peter: Den forskel skyldes primært asbestfundet i Skovby. Det var uforudset.

Henrik: Forstået. Sofie, kan du lave en detaljeret Q2-rapport til bestyrelsen inden 5. juni?

Sofie: Ja, det gør jeg.

Henrik: Godt, det er en beslutning. Peter, investeringsplan?

Peter: Vi har tre store poster i efteråret: Varmepumpen, ledningsrenovering fase 2 og IT-opgradering. Samlet ca. 16 mio. kr.

Lars: Har vi fået det endelige tilbud fra leverandøren på varmepumpen?

Peter: Ja, 2,4 mio. ex moms. Men der er en rabat, hvis vi bestiller inden 1. juli. Normal pris er 2,8 mio.

Henrik: Det er en besparelse på 400.000 kr. Jeg synes vi skal slå til. Er alle enige?

Alle: Ja.

Henrik: Fint. Vi bestiller varmepumpen inden 1. juli. Peter, du håndterer det.

Peter: Noteret.

Mette: Inden vi går videre – apropos Skovby, hvad med kundekommunikation om renoveringen?

Henrik: Godt punkt. Mette, hvad tænker du?

Mette: Jeg synes vi skal sende SMS og brev til de berørte husstande mindst 2 uger inden opstart. Det er ca. 240 husstande. Vi har gjort det før, og det reducerer antallet af klager markant.

Henrik: Enig. Gør det. Sørg for at det er ude senest 2. juni.

Mette: Fint, det gør jeg. Jeg har brug for en teknisk tekst fra Lars.

Lars: Jeg sender den i morgen.

Henrik: Godt. Sidste punkt: IT-opgradering. Sofie, er der budget til det?

Sofie: Ja, vi har afsat 1,2 mio. til IT i år. Vi har brugt ca. 400.000 indtil nu.

Peter: Vi bør prioritere SCADA-opgraderingen. Det gamle system kører, men det er sårbart.

Henrik: OK. Vi prioriterer SCADA-opgraderingen i Q3. Peter, kan du lave en business case inden næste møde?

Peter: Ja, det har jeg klar inden 3. juni.

Henrik: Perfekt. Så er vi igennem. Tak alle.

Lars: Åh, en ting mere – sommerfrokosten. Er det stadig den 20. juni?

Henrik: Ja, det er det. Sofie koordinerer.

Sofie: Ja, jeg sender invitation i denne uge.

Henrik: Godt. Vi ses til driftsmødet den 3. juni. Tak.