Outlook 4: Svar på en besværlig kundemail
Du har modtaget en klagemail fra en utilfreds kunde med svingende fremløbstemperatur og lange ventetider. Brug Copilot til at skrive et professionelt, empatisk svar.
Opgavebeskrivelse
Sådan gør du:
- Klik Kopiér indhold.
- Åbn Copilot Chat på copilot.cloud.microsoft.
- Indsæt mailen, og skriv din prompt under den.
Har du Premium? Prøv bagefter det samme på en rigtig mail i din egen indbakke, og bed Copilot i Outlook om at opsummere tråden eller skrive et svarudkast.
Opgave:
Du har modtaget nedenstående klagemail. Brug Copilot til at skrive et svar der:
- Anerkender kundens frustration
- Er professionelt og empatisk (ikke defensivt)
- Forklarer kort hvad der sker
- Giver 3 konkrete næste skridt
- Er max 180 ord
Øvelsesindhold
Fra: Jens Mortensen jens.mortensen@gmail.com Til: kundeservice@midtjyllandfjernvarme.dk Emne: UTILFREDS - lav varme og ingen svar!!
Til rette vedkommende,
Jeg er DYBT frustreret over situationen lige nu. Vi bor på Nørrebrogade 47 og har i over 3 uger haft problemer med alt for lav temperatur på vores fjernvarme. Det er simpelthen ikke acceptabelt at vi betaler over 18.000 kr. om året for en service der ikke fungerer.
Min kone og jeg har forsøgt at ringe til jeres kundeservice FIRE gange den seneste uge. To gange var der over 20 minutters ventetid, og de to andre gange blev vi lovet at nogen ville ringe tilbage - det er IKKE sket.
Vi har boet i dette hus i 23 år og har aldrig oplevet så dårlig service. Vores naboer har samme problem. Det føles som om I er fuldstændig ligeglade med os der bor i Nørrebro-kvarteret.
Jeg forventer en konkret forklaring på hvad problemet er, hvornår det bliver løst, og hvad I vil gøre for at kompensere os for de gener vi har haft i over 3 uger.
Hvis jeg ikke hører fra jer inden 3 dage, kontakter jeg pressen.
Med venlig hilsen Jens Mortensen Nørrebrogade 47
Forslag 1
Skriv et professionelt og empatisk svar på denne klagemail. Jeg er kundeservicechef i en fjernvarmeorganisation, og kunden skal føle sig hørt og få tillid til, at vi handler. Anerkend kundens frustration, forklar kort, hvad vi gør for at løse problemet, og angiv 3 konkrete næste skridt. Max 180 ord.