Outlook 4: Svar på en besværlig kundemail
Du har modtaget en klagemail fra en utilfreds kunde med svingende fremløbstemperatur og lange ventetider. Brug Copilot til at skrive et professionelt, empatisk svar.
Opgavebeskrivelse
Du har modtaget nedenstående klagemail. Brug Copilot til at skrive et svar der:
- Anerkender kundens frustration
- Er professionelt og empatisk (ikke defensivt)
- Forklarer kort hvad der sker
- Giver 3 konkrete næste skridt
- Er max 180 ord
Brug KLAR-modellen i din prompt.
Øvelsesindhold
Fra: Jens Mortensen jens.mortensen@gmail.com Til: kundeservice@midtjyllandfjernvarme.dk Emne: UTILFREDS – lav varme og ingen svar!!
Til rette vedkommende,
Jeg er DYBT frustreret over situationen lige nu. Vi bor på Nørrebrogade 47 og har i over 3 uger haft problemer med alt for lav temperatur på vores fjernvarme. Det er simpelthen ikke acceptabelt at vi betaler over 18.000 kr. om året for en service der ikke fungerer.
Min kone og jeg har forsøgt at ringe til jeres kundeservice FIRE gange den seneste uge. To gange var der over 20 minutters ventetid, og de to andre gange blev vi lovet at nogen ville ringe tilbage – det er IKKE sket.
Vi har boet i dette hus i 23 år og har aldrig oplevet så dårlig service. Vores naboer har samme problem. Det føles som om I er fuldstændig ligeglade med os der bor i Nørrebro-kvarteret.
Jeg forventer en konkret forklaring på hvad problemet er, hvornår det bliver løst, og hvad I vil gøre for at kompensere os for de gener vi har haft i over 3 uger.
Hvis jeg ikke hører fra jer inden 3 dage, kontakter jeg pressen.
Med venlig hilsen Jens Mortensen Nørrebrogade 47
KLAR-prompt
Du er kundeservicechef i en fjernvarmeorganisation (R). Skriv et professionelt og empatisk svar på denne klagemail (K). Anerkend kundens frustration, forklar kort hvad vi gør for at løse problemet, og angiv 3 konkrete næste skridt (L). Formålet er at kunden føler sig hørt og får tillid til at vi handler (A). Max 180 ord.